Video che mostra l'applicazione delle 5S durante un workshop Kaizen in Biffi Pentair Group
5S è una semplice procedura per la gestione dell'ordine e pulizia delle postazioni di lavoro. Le 5S si riferiscono a cinque termini giapponesi che rappresentano le fasi principali della metodologia:
- Seiri - Scegliere e Separare. Eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro
- Seiton - Sistemare e organizzare. Sistemare in modo efficiente gli strumenti, le attrezzature, i materiali, etc.
- Seison - Controllare l'ordine e pulizia creati;
- Seiketsu - Standardizzare e migliorare. Mantenere l'ordine e la pulizia creati, cercare di migliorare ripetendo le fasi continuamente: Seiri, Seiton, Seison;
- Shitsuke - Sostenere nel tempo. Imporsi disciplina e rigore per il proseguo.
Fondamenti
In lingua inglese quando si parla di 5S si utilizza il termine "pillar" (colonna), che indica metaforicamente un gruppo di elementi strutturali, a supporto di un sistema per l'apporto di migliorie all'interno dell'azienda.
Le cinque colonne consistono in:
Scegliere e Separare (Sort),
Sistemare e Organizzare (Set in Order),
Controllare l'ordine e la pulizia creati (Shine),
Standardizzare e Migliorare (Standardize),
Sostenere nel tempo
(Sustain).
In ogni azienda l'implementazione delle 5S è il punto di partenza
che permette il miglioramento delle attività produttive e lo
sviluppo futuro. Questo perchè, nelle attività quotidiane di
un'azienda, vengono eseguite
abitualmente attività di scelta e separazione, sistemazione e
organizzazione, controllo, tutte fondamentali per ottenere un
flusso delle attività lineare ed efficiente.
Scegliere e separare, indica la rimozione dal banco di lavoro
di tutte le attrezzature/strumenti non necessari allo svolgimento
dell'attività produttiva in corso.
Sistemare e organizzare, predisporre gli oggetti in maniera tale da
rendere facile l'identificazione, l'uso e la sistemazione.
Controllo dell'ordine e della pulizia creati, assicurarsi che i
pavimenti e i macchinari siano puliti, così come tutta l'azienda.
Standardizzare, é il metodo per mantenere i primi tre punti.
Sostenere nel tempo, l'applicazione nel tempo delle corrette
procedure deve diventare un'abitudine.
La messa in opera delle 5S inizialmente e inevitabilmente porta
alla creazione di alcuni tipi di resistenze. Tra queste si ha la
mancata comprensione dell'importanza delle 5S, la resistenza a
pulire ciò che verrà di nuovo sporcato, e la considerazione delle
operazione di pulizia e riordino, della postazione di lavoro,come
una perdita di tempo.
L'applicazione delle 5S deve essere seguita attentamente e in
maniera accurata, per evitare di rendere vano l'impegno
dell'azienda.
Molti sono i benefici che si possono trarre applicando questo
sistema, tra i quali:
- postazione di lavoro più piacevole;
- maggiore soddisfazione nel lavoro;
- maggiori input creativi.
I benefici che può trarne l'azienda includono:
- maggiore qualità del prodotto;
- incremento della soddisfazione del cliente;
- crescita dell'azienda.
Le 5 colonne
1° Scegliere e separare (First pillar - Sort)
Il Primo passo da compiere per la messa a punto del sistema riguarda la rimozione dalla postazione di
lavoro di tutto ciò che non serve al processo produttivi in corso.
La corretta applicazione di questo punto permette la riduzione di
problemi e interferenze nel flusso lavorativo, una maggiore qualità
dei prodotti e un aumento della produttività.
Questo primo punto si basa sulla strategia del cartellino rosso
"red-tag",
un semplice metodo che permette di identificare oggetti
potenzialmente non necessari in azienda o in magazzino,
valutare il loro effettivo utilizzo e imparare a trattarli in maniera
adeguata.
Per mettere in atto questo sistema è necessario creare un'apposito
spazio "red-tag area", la quale consiste in una zona messa a disposizione per l'immagazzinamento degli oggetti
con cartellino rosso che hanno bisogno di ulteriore valutazione.
Gli oggetti riposti in quest'area vengono posti sotto osservazione
per un periodo di tempo prestabilito.
Generalmente il lancio del metodo "red-tag"
richiede da parte della compagnia lo sforzo di creare un'area
centrale, per il flusso degli oggetti che non possono essere posti
al di fuori dalle singole aree di produzione.
Ogni area produttiva che prende parte al sistema, necessita inoltre di un
locale per il controllo del flusso degli oggetti "red-tag"
all'interno dell'area di produzione stessa.
Il sistema del "Cartellino rosso" è costituito da sette
steps. Step 1 lancio del sistema "red-tag" in un'area
produttiva, o in tutta l'azienda. Step 2, individuare gli obiettivi
del sistema, ovvero identificare gli oggetti e le aree di lavoro da
valutare. Step 3 definire i criteri di valutazione. Tre sono i
fattori che determinano la definizione dei criteri: il possibile
utilizzo di un oggetto nel corso della produzione in atto; la
frequenza con la quale un determinato oggetto viene utilizzato; e la
quantità di oggetti che sono necessari per svolgere il lavoro.
Il quarto step consiste nella produzione dei cartellini. Il sistema
"red-tag" ha lo scopo di supportare i processi
dell'azienda, documentare e riportare i risultati di quanto messo
in atto.
Step 5 fissaggio dei cartellini rossi agli oggetti, possibilmente in
tempi rapidi(1-2 giorni), sull'intera area.
Step 6, valutazione degli oggetti, seguendo i criteri stabiliti
precedentemente. Infine con lo step 7, che consiste nell'analisi
dei risultati ottenuti.
Ogni azienda dovrà poi stabilire un proprio metodo di
documentazione e valutazione dei risultati e delle informazioni
ottenute.
Una volta compiuto il quinto step è necessario fare attenzione al
fatto che alcuni oggetti possono essere accumulati in determinate
aree di produzione o del magazzino. Importante è fissare il numero
esatto di cartellini rossi utilizzati; applicarne uno per ogni
singolo oggetto.
2° Sistemare e organizzare (Second pillar - Set in Order)
Il secondo passo delle 5S è Sistemare e Organizzare: gli oggetti/attrezzi devono essere disposti in maniera tale che siano facile da identificare, utilizzare e riporre. Questo è molto importante in quanto permette di eliminare numerosi sprechi di tempo nello svolgimento delle attività produttive.
La sistemazione e l'organizzazione permettono di ottenere una maggiore fluidità e linearità nelle attività produttive; questo concetto è il punto centrale della standardizzazione.
Per standardizzazione si intende la messa a punto di un sistema che
permette di portare a termine procedure e mansioni in maniera
adeguata.
La postazione di lavoro deve essere ordinata, in quanto solo così
è possibile effettuare la standardizzazione in maniera efficacie.
Per valutare l'adeguamento e il miglioramento degli standard del
secondo punto del sistema 5S , si utilizzano campionature visive.
Il primo step per mettere a punto "Sistemare e
Organizzare" consiste nel decidere un'appropriata locazione
degli oggetti/attrezzi.
Due serie di principi possono aiutare a prendere questa decisione:
come riporre mascherine, attrezzi e bulloni e il principio
dell'economia di movimento. Quest'ultimo
aiuta a minimizzare gli sprechi, e permette di analizzarne le cause.
L'analisi dell'economia di movimento può aiutare a scoprire
processi produttivi che hanno uno spreco di movimento prossimo allo
zero.
Per mettere a punto il secondo principio si ricorre alla mappa delle
5S, uno strumento che permette di valutare la collocazione attuale
di mascherine, attrezzi, bulloni, equipaggiamenti e macchinari, per
poi deciderne la sistemazione migliore basandosi sulle due serie di
principi descritti sopra.
Una volta decisa la sistemazione degli oggetti il secondo step
consiste nel deciderne la locazione. Per identificare dove riporre
un determinato oggetto e in che quantità si possono usare due
strategie, si utilizza la tecnica della pittura (indicazione dei percorsi da
seguire sul pavimento) e dei segnali.
Altre due strategie utilizzate per identificare la giusta
collocazione di un oggetto sono il codice basato sui colori, e il
metodo dei contorni.
3° Controllare l'ordine e la pulizia creati (Third pillar - Shine)
Il terzo passo è controllare l'ordine e la pulizia creati. Questa attività prevede che tutto sia ordinato e pulito, così che tutti gli oggetti/attrezzi siano sempre disponibili e pronti all'uso.
Quando questo terzo principio non viene applicato, si possono creare diversi problemi tra i quali: diminuzione del morale degli operai, rischi per la salute, rotture degli oggetti/attrezzi, e aumento del numero dei prodotti difettosi.
Cinque sono gli steps necessari per l'applicazione del "Controllo ordine e pulizia":
- Determinare i gli obbiettivi;
- Determinare le responsabilità;
- Determinare i metodi;
- Preparare il materiale necessario;
- Applicare il metodo.
Fondamentale è la comprensione del concetto che la responsabilità della pulizia e della postazione di lavoro, è di tutti coloro che la occupano.
Due strumenti utilizzati per implementare questo terzo punto sono: la scheda delle 5S e i "5 minuti". La scheda delle 5s indica per area e per giorno i responsabili della pulizia; i "5 minuti" hanno lo scopo di fare capire a tutti che la pulizia deve essere una pratica quotidiana e non una perdita di tempo.
Questo terzo punto prevede non solo un'applicazione
sistematica di pulizie quotidiane e pulizie più estese, ma
anche ispezioni regolari, le quali possono essere
incorporate nella procedura di ordine/pulizia. Utilizzando questo
sistema si crea un parallelismo tra le due
procedure, che consente un maggiore controllo sul mantenimento dei
macchinari e dell'equipaggiamento.
Gli steps da seguire sono:
- Determinare gli obiettivi della pulizia/ispezione;
- Assegnare i lavori di pulizia/ispezione;
- Determinare i metodi di pulizia/ispezione;
- Applicazione della pulizia/ispezione, utilizzando la propria sensibilità per rilevare eventuali anormalità;
- Predisporre un equipaggiamento adeguato alla risoluzione immediata di piccoli problemi, o predisporre una richiesta di intervento alla squadra di manutenzione mediante l'apposito modulo.
Due strumenti utilizzati per l'applicazione della pulizia/ispezione sono: la Checklist e la Checklist della attività di manutenzione necessarie.
4° Standardizzare (Fourth pillar - Standardize)
Il quarto passo, Standardizzare, è il risultato della
corretta applicazione delle prime tre procedure - Scegliere e Separare,
Sistemare e organizzare, Controllo dell'ordine e della pulizia
creati. Lo scopo principale della standardizzazione è evitare la
mancata applicazione dei tre processi precedenti, al fine di
renderli un'abitudine quotidiana, e assicurare che siano mantenuti e
migliorati nel tempo. Solo seguendo questa filosofia è possibile
una reale ed efficace implementazione del quarto processo.
Tre sono gli steps principali della Standardizzazione:
- Definire i responsabili operativi dei processi;
- Integrare i processi nelle normali attività di lavoro;
- Controllo e mantenimento dei processi.
Per il mantenimento dei tre "Pillars", ognuno deve
conoscere esattamente le proprie responsabilità, "il
quando, il come e il dove".
I processi delle 5S devono diventare parte del normale flusso di
lavoro in maniera abituale ed efficace.
Gli strumenti utilizzati per mettere a punto le procedure di
Scegliere e Separare, Sistemare e Organizzare, Controllo dell'ordine
e della pulizia, Standardizzare sono solitamente: la scheda dei
cicli di lavoro delle 5S, la tecnica dell'osservare, i "5 min",
la Checklist del livello di standardizzazione e la Checklist
dell'azienda.
La seconda fase da seguire per la giusta applicazione della
Standardizzazione è la prevenzione, ovvero non si deve mai
infrangere l'applicazione dei primi tre passi (Scegliere e Separare,
Sistemare e Organizzare, Controllo dell'ordine e della pulizia).
L'applicazione di questo concetto trasforma le procedure sopra
elencate in procedure preventive.
L'azione preventiva in Scegliere e Separare consiste
nell'individuare il metodo che permette di evitare l'accumulo di
oggetti/attrezzature inutili, in modo tale che chiunque possa
trovare sempre la stazione di lavoro pulita e ordinata.
L'azione preventiva di Sistemare e organizzare consiste nell'evitare
l'inosservanza della procedura stessa. Questo può essere ottenuto
rendendo impossibile o difficile la sistemazione degli oggetti nel
posto sbagliato.
L'azione preventiva di Controllo dell'ordine e della pulizia
consiste nell'evitare che tutto si sporchi; questo lo si può fare
trattando il problema alla base, ovvero individuando la fonte di
"contaminazione".
5° Sostenere (Fifth pillar - Sustain)
Il quinto passo, Mantenere nel tempo, ovvero fare sì che le
procedure messe in atto diventino un'abitudine e vengano mantenute
nel corso del tempo. Non importa quanto bene siano stati applicate
le prime quattro procedure, ma il sistema non può funzionare a
lungo se non si applica anche quest' ultima di mantenimento.
Nella nostra vita perchè ci impegniamo a sostenere una particolare
linea di condotta? Lo facciamo solitamente perchè le ricompense che
otteniamo dall'attenersi a un certo comportamento sono maggiori dei
sacrifici che si fanno per metterlo in atto. Lo stesso concetto può
essere applicato alla quinta procedura delle 5S, Mantenere.
A differenza delle prime quattro procedure, questa non può essere
applicata seguendo tecniche particolari, e nemmeno può essere
misurata; è però possibile che ogni dipendente, o l'azienda
stessa, creino condizioni ottimali per favorire l'applicazione delle
5S.
Per il mantenimento delle 5S è molto importante sia l'impegno
dell'azienda che quello dei dipendenti.
La prima parte del "mantenimento" prevede la
predisposizioni delle condizioni ottimali allo svolgimento di tutti
processi del sistema 5S.La seconda parte prevede, invece, una chiara
dimostrazione dell'impegno dei dipendenti nel voler attuare le 5S.
Alcuni strumenti che possono essere utili a sostegno del
Mantenimento del sistema 5S sono: Slogans, Posters, foto
dimostrative, Newsletters, Piccoli manuali.